一般の人々は、取締役会、ミッドペンの委員会、および公開作業グループにコメントを提出することにより、ミッドペンの意思決定プロセスに参加することが奨励されています。
書面によるコメントの提出方法
公開会議の前にコメントを送信するには、以下のコメント フォームを使用してください。 このオンライン フォームでは、今後の会議を選択し、自分の立場 (賛成、反対、中立) を示し、コメントを入力できます。
書面によるコメントは会議記録の一部として含まれますが、会議中に読み上げられることはありません。ただし、代わりに、会議中に直接またはバーチャルで口頭でコメントを提供することができます。 書面によるコメントは議題パケットとともに編集され、 地区の公共アーカイブポータル 会議後XNUMX日以内。
平日の会議の場合:
会議開始の XNUMX 時間前までに受け取られた書面によるコメントは、会議の開始時に理事会/委員会/作業グループのメンバーに配布されます。 会議開始の XNUMX 時間前以降に受け取られたコメントは、会議後に理事会/委員会/作業グループのメンバーに提供されます。
週末の会議の場合:
週末（土曜日/日曜日）の会議の理事会/委員会/作業グループに提出される書面によるコメントの締め切り時間は、会議前の金曜日の午後 5 時となります。金曜日の午後 5 時以降に受け取られた提出物は、会議後の営業時間内に理事会/委員会/作業グループに提供されます。
会議中に口頭でコメントする方法
会議中に、口頭で直接コメントすることも、ハイブリッド会議の場合は仮想的にコメントすることもできます。 すべての会議に仮想オプションがあるわけではないことに注意してください。 会議の冒頭の口頭コミュニケーションの時間では、会議の議題にない項目についてパブリックコメントを行うことができます。 各議題にはパブリックコメントの募集も含まれます。
直接コメントするには:
直接出席する会議での講演を登録するには、理事会室の入り口にある講演者カードに必要事項を記入し、地区書記官に提出してください。 取り上げたい議題番号またはコメントのトピックを明記してください。 適切なパブリックコメント期間中にあなたの名前が呼ばれたら、出席者全員にはっきりと聞こえるように、演壇に上がって名前を述べ、マイクに向かって話してください。 割り当てられた時間が記載されたタイマーが表示され、時間が経過すると、文章を書き終えて席に戻るように求められます。
Zoom オーディオ経由でバーチャルにコメントするには:
会議に Zoom 経由でアクセスできる場合は、公開された議題に Zoom リンクが表示されます。 Zoom で講演するために登録するには、講演を希望する項目ごとに以下のコメント フォームを送信してください。 なお、ミッドペンではパブリックコメントの受付に「挙手機能」を利用しておりません。 あなたが話す番になったときにスタッフがあなたを識別できるように、コメントフォームに記載する名前がZoomに入力する名前と一致していることを確認してください。 発言するように呼び出された場合は、マイクのミュートを解除してください。 割り当てられた時間を示すタイマーが画面に表示され、時間を管理しやすくなり、時間が経過すると再びミュートされます。
電話でバーチャルにコメントするには:
Zoom 経由でミーティングにアクセスできる場合は、電話番号と対応する Zoom ミーティング ID が公開された議題に記載されています。 電話でハイブリッド会議での講演を登録するには、講演を希望する項目ごとに以下のコメント フォームを送信してください。 スタッフがお客様を識別してお話しできるよう、フォームに電話番号をご記入ください。 発言を求められたら、*6 を押してミュートを解除し、発言は割り当てられた制限時間内に制限してください。 時間が終了すると、議長または地区書記から通知があり、再びミュートになります。
割り当てられた時間
議長の裁量により、パブリックコメントに各人に割り当てられる時間は最大 15 分となる場合があります。 なお、発言者多数の場合には、全員が発言できるよう、司会者が時間を XNUMX 分未満に短縮することがあります。 さらに、議題の口頭コミュニケーションのセクションが XNUMX 分を超える場合、議長は追加の口頭コミュニケーションを会議の後半の指定時間まで延期することができます。
会議の礼儀
すべての国民が民主的プロセスに公平にアクセスし、気軽に参加できるようにするため、公開会議に出席するすべての人に次の礼儀規則が適用されます。
- すべての講演者に敬意を持って接してください。人前で話すことは多くの人にとって簡単な仕事ではありませんが、参加することは歓迎されます。野次や歓声を恐れると、国民の参加が妨げられる可能性があります。議長は、手に負えない、または妨害的な行動をする者に対して、会議からの退席を求めることができます。
- 発言者に同意する場合に拍手をすることは、評価されていないとしても適切であるように思えるかもしれませんが、異なる意見を持つ人を黙らせる効果がある可能性があります。いずれの場合も、発言に同意する場合でも、発言終了後の拍手はご遠慮ください。
- すべての発言は団体に宛てられるべきであり、団体の個人メンバー、スタッフ、その他の一般の人々に宛てられるべきではありません。
- 議長およびその他の一般の人々は、議長の事前の同意がない限り、いかなる場合も演壇に近づいてはなりません。個人が書面による情報の提出を希望する場合は、それを地区書記官またはその他の管理スタッフに渡すことができます。
- 会議の礼儀規則に従わない場合、または会議の秩序ある運営を妨害、混乱させる、または妨害する行為を行った場合は、会議から退場される場合があります。